Carrières Chargé(e) d'accueil et de service

Chargé(e) d'accueil et de service

Chaque personne qui intègre notre Société apporte sa contribution au projet et à l'histoire de l'entreprise. C'est dans ce cadre que nous recherchons actuellement un(e) chargé(e) d'accueil et de service.

DESCRIPTION DU POSTE

CDI - Temps plein

ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE

  • Accueille et oriente de manière adaptée les clients, les prospects, les visiteurs.
  • Reçoit, transmet et filtre les appels et/ou messages téléphonique, emails ... dans les meilleurs délais pour assurer la bonne activité des services. 

ADMINISTRATIF

  • Collecte, trie et réparti le courrier.
  • Affranchit le courrier et le dépose à la Poste.
  • Réalise sur demande :

- les saisies, mises en forme, éditions et envois des documents, rapports, courriers, contrats, ... aux clients ou aux organismes (bilans, rapports, liasses fiscales, ...).
- les préparations, traitements et envois des mandats EDI des clients.
- les classements, scans et archivages des dossiers clients (échéances légales).

INTENDANCE DU CABINET

  • Commande les fournitures, matériels de bureau, gère les stocks et réalise les inventaires, après validation de la direction.
  • Assure les relations avec les prestataires externes et l'organisation des interventions (réparateurs, fournisseurs, ...) 

DEVELOPPEMENT DU SERVICE

  • Propose la mise en place des procédures, plans d'actions permettant d'améliorer la qualité de service en interne et externe.
  • Veille à la bonne application des décisions prises, remonte les difficultés et demande les outils nécessaires pour répondre aux impératifs du poste.

Vos "savoirs" et "savoirs-faire"

  • Les moyens de communication (standard, téléphone, Internet et bureautique, ...)
  • Les outils de communication (phrases types et formules de politesse, gestion du temps pour l'orientation des appels, bonne compréhension des demandes, envoi rapide des messages, ...)
  • Techniques de secrétariat (notamment démarches de dématérialisation et de mise en forme).

Vos "savoirs-être"

  • Sens du contact
  • Aisance relationnelle et rédactionnelle
  • Disponibilité
  • Organisation
  • Orientation du client
  • Discrétion
  • Ponctualité